Sociale inspectie ? Enkele tips

Een bezoek van sociale inspectie is niet iets waar je naar uitkijkt als bedrijfsleider, zeker niet bij onverwacht bezoek. En vaak is het al helemaal niet duidelijk wat je rechten en plichten zijn. Nochtans zijn er een aantal dingen die je kan doen om het bezoek zo vlot mogelijk te laten verlopen en ervoor te zorgen dat je in orde bent met alle verplichtingen. 

Hier vind je alvast vijf tips om je voor te bereiden op een bezoek van de arbeidsinspectie. 

Tip 1 : Informeer uw personeel

Een sociaal inspecteur mag al je werknemers spreken zonder jouw aanwezigheid. Indien ze langskomen wanneer jij afwezig bent, mogen ze dus inspectie doen en iedereen ondervragen.
Vraag je personeel om altijd de naam en telefoonnummer van de inspecteur te noteren, en zorg ervoor dat ze  weten waar alle verplichte documenten in de werkplaats liggen (arbeidsreglement, uurroosters, ...)

Tip 2 : zwijgen is goud... ?

Laat uw goede wil blijken en werk mee aan de inspectie. De arbeidsinspectie heeft nu eenmaal een aantal rechten, geef hen dan ook de ruimte om deze uit te oefenen. Anderzijds ben je niet verplicht om jezelf te beschuldigen en heb je het recht om te zwijgen wanneer je denkt jezelf in de problemen te brengen wanneer je een bepaald antwoord zou geven. Dit geldt evenzeer voor de medewerkers. 

Tip 3 : een goede voorbereiding is het halve werk

Een bezoek van de sociale inspectie is vaak aangekondigd, maar niet altijd. Toch zijn er een aantal documenten die een sociaal inspecteur altijd zal opvragen : het arbeidsreglement, de contracten van deeltijdse werknemers, loonfiches, individuele rekeningen, ... Zorg ervoor dat je deze documenten steeds op een vaste plaats legt en het klassement hiervan goed bijhoudt. Op deze manier kan een bezoek snel afgerond worden. 

Daarnaast ben je ook verplicht fiscale documenten voor te leggen indien de inspecteur dit vraagt (facturen, bestel- en leveringsbonnen, ...) of verplichte documenten in het kader van andere reglementeringen zoals tacho's en vergunningen. Een opgeruimd bureau kan je dus veel tijd en zweet besparen !

Tip 4 : bronnen van informatie

Bewaak goed wat er op sociale media gepubliceerd wordt over uw bedrijf. Publicaties in kranten en websites maar ook facebook en instagram, zijn een schat aan informatie voor de inspectiediensten. Maak duidelijke afspraken met uw medewerkers welke informatie en foto's wel of niet geplaatst moeten worden op sociale media. 

Tip 5 : wees correct en toon respect

Een inspecteur heeft zelf de bevoegdheid om te beslissen hoe hij een vaststelling wil afhandelen. Een correcte en respectvolle houding zal de inspecteur eerder geneigd maken om te kiezen voor een regularisatie in plaats van meteen te gaan verbaliseren, zeker bij kleine overtredingen.
Vanuit de inspectiediensten wordt steeds meer ingezet op het informeren en adviseren van werkgevers. Maak van een bezoek dan ook gebruik om eventuele vragen voor te leggen of hun advies te vragen over hoe je bepaalde kwesties best in orde zet.

Met deze tips ben je al goed op weg om een bezoek van de sociale inspectie vlot te laten verlopen. Wens je meer informatie ? Contacteer ons vrijblijvend en stel je vragen !