Tips voor een goede functiebeschrijving

Een duidelijke en bruikbare functiebeschrijving is veel meer dan een lijst van taken. Het vormt de basis voor een effectief HR-beleid, van aanwervingen en opleidingen tot loontransparantie en ontslag. Door functies correct te beschrijven, kan je objectief beoordelen welke functies gelijkwaardig zijn en op welke manier de zwaarte en complexiteit van een functie invloed heeft op het loon. 

In België is dit extra belangrijk door de recente ontwikkelingen rond loontransparantie, waarbij organisaties verplicht worden om gelijk(waardig)e functies eerlijk te waarderen en loonverschillen te verantwoorden. 

Praktische tips voor een goede functiebeschrijving

Hou bij de opmaak of het optimaliseren van jouw functiebeschrijvingen alvast volgende tips bij de hand :

1. Wees conceet, maar houd het overzichtelijk
   Focus op de doelstelling en de verantwoordelijkheden van de functie, en gebruik taken vooral om de verantwoordelijkheid zo concreet mogelijk te duiden. Vermijd een lange opsomming van kleine en grote taken zonder overkoepelende verantwoordelijkheden. Een overzichtelijke opsomming van verantwoordelijkheden helpt iedereen snel te begrijpen wat de functie inhoudt en vermijdt het opentrekken van paraplu's.
   
   
2. Duidelijke functietitel
   Zorg dat de functietitel intern én extern herkenbaar is. Een floormanager heeft doorgaans geen management-verantwoordelijkheden, en ik vermoed dat de meeste poetshulpen geen vacatures zullen zoeken met de titel floormanager. Met de aankomende verplichtingen inzake loontransparantie dient ook je titel en omschrijving transparant en duidelijk te zijn. Benoem de functie dan ook zoals ze is.
   
   
3. Vereiste competenties : must-have vs nice-to-have
   Door een onderscheid te maken tussen de essentiële en wenselijke competenties, wordt de selectie objectiever, gerichter, en wordt de link naar de feitelijke functiewaarde en bijhorend loon eerlijker. Ook je opleidingsplan kan je zo beter afstemmen op wat écht nodig is.
   
   
4. Zwaarte en complexiteit van de functie
   Bij het bepalen van de zwaarte van een functie zijn factoren zoals verantwoordelijkheden, complexiteit, arbeidsomstandigheden en resultaatverantwoordelijkheid cruciaal. De sectorclassificaties, zoals bijvoorbeeld binnen paritair comité 200 (klasse A tot klasse D), kunnen hierbij een handige leidraad zijn.
   
   
5. Koppeling met loontransparantie
   Functiebeschrijvingen vormen de basis voor een objectieve salarisvergelijking en een eerlijk verloningsbeleid. Een duidelijke beschrijving maakt het mogelijk om functies te vergelijken en een correcte waardering te geven.
   
   

Zelf aan de slag met je functiebeschrijvingen 

Moet je je functiebeschrijvingen van nul opmaken, of wil je je huidige functiebeschrijvingen optimaliseren, dan heb je hier alvast een vragenlijst om mee aan de slag te gaan. 

• Wat is de officiële functietitel ? 
• Welke afdeling(en) en team(s) zijn betrokken ? 
• Aan wie rapporteert deze functie ? Wie rapporteert aan deze functie ? 
• Wat is het belangrijkste doel/resultaat van deze functie in de organisatie ? 
• Welke verantwoordelijkheden (max. 4 à 6) zijn essentieel voor het bereiken van het doel of resultaat ?
• Welke taken vallen onder deze verantwoordelijkheden ? 
• Welke must-have kennis, vaardigheden en ervaring zijn nodig ? 
• Welke nice-to-have competenties zouden een pluspunt zijn ? 
• Hoe beoordeel je de algemene verantwoordelijkheid en complexiteit van deze functie ? 

Hulp nodig ? Download dan hier mijn template voor de opmaak van jouw functiebeschrijvingen. Deze is eenvoudig opgemaakt in Word zodanig dat je hem zelf kan aanpassen aan jouw huisstijl.

Stuur mij de template Functiebeschrijving. 

Bijkomende ondersteuning nodig ?

Om je te helpen functiebeschrijvingen correct op te maken én alvast in orde te stellen voor de loontransparantie die er staat aan te komen, bieden wij een praktische workshop aan. 

In deze workshop leer je onder andere : 

• hoe je functiebeschrijvingen op een goede manier kan opmaken
• hoe je functies objectief kan vergelijken en waarderen
• hoe je functies classificeert volgens sectorale normen
• praktische tips om functiebeschrijvingen meteen te gebruiken in je HR- en loonbeleid. 

Wil je eerst weten waar je op vandaag staat met het oog op loontransparantie ? Dan geeft onze scan jou de nodige inzichten in jouw specifieke situatie, met als resultaat een duidelijk rapport met concrete aanbevelingen om zelf mee van start te gaan.

Blijf je graag op de hoogte, volg dan zeker onze sociale mediakanalen Linkedin, Instagram en Facebook